Az elmúlt néhány év folyamán a mezőgazdaságban is számtalan olyan technológiai újítás született, amely arra hivatott, hogy megkönnyítse az életünket: bizony, a traktoroktól takarmánykiosztókig minden „okosodik”! Csakhogy az irodai helyiségeinkbe bepillantva azért támad bennünk némi kétség, hogy valóban a 21. században élünk-e? Még mindig kupacokban áll a papír az íróasztalokon, dossziék és dokumentumok halmozódnak az asztalok mellett. Vannak azonban a számunkra is elérhető jó módszerek is annak érdekében, hogy végre megszabaduljunk a papírtól, és hogy bárhonnan hozzáférhessünk az éppen szükséges dokumentumokhoz.
A digitális iroda nagy segítség a jelenben, de elengedhetetlen a jövőben!
Tegye a szívére a kezét: hogy néz ki az irodája? Vannak az asztalán olyan papírkupacok, amelyek folyton csak nőnek? Ha igen, akkor jó hír, hogy sokat javíthat a személyes irodai szervezettségén, és ezzel rengeteg értékes időt takaríthat meg. Számlák, szállítólevelek, szerződések, jegyzőkönyvek, nyugták – egy mezőgazdasági vállalkozásban tucatnyi különböző fajta dokumentum létezik. E dokumentumok vagy analóg (papír alapú), vagy pedig digitális formában (e-mailben és különböző fájlformátumokban) érkeznek a gazdaságokba. Az élet minden területén, a háztartástól az istállóig és a földekig, teljes lendülettel zajlik az átállás az analóg, „papír alapú” technológiáról a digitális világra.
A pénzintézetekkel, biztosítókkal, beszállítókkal, szolgáltatókkal és ügyfelekkel való együttműködés, az adótanácsadóval és az adóhivatallal történő kommunikáció, a pályázati eljárások és a hatóságokkal való kapcsolattartás, a dokumentálási követelmények – ezeknek a megnövekedett igényeknek csak úgy tudunk megfelelni, ha következetesen kihasználjuk a „digitalizáció” lehetőségeit. A digitalizáció pedig ebben az összefüggésben a következőket jelenti:
- Az analóg információkat digitális adatokká alakítjuk át.
- A munkafolyamatok és üzleti modellek automatizálásával hálózatba szervezhetjük a digitális technológiát, mind az információt, mind pedig a folyamatokban érintett embereket.
Mezőgazdasági termelés: sok a digitalizáció
A mezőgazdaság esetében megfigyelhető, hogy a gyakorlatban nagyon különböző mértékben halad előre a digitalizáció. A szabadföldi gazdaságokban, a mezőgazdasági technológiákban és az istállóüzemekben a digitalizálás rendszerint már nagyon előrehaladott szakaszban tart. Elég csak arra gondolni, hogy az elmúlt évtizedekben milyen technikai fejlesztések történtek például a traktoroknál vagy épp a kombájnok, betakarító rendszerek esetében. Napjainkban a digitális gazdálkodás küszöbén állunk, a mezőgazdaság pedig úttörőnek tekinthető ezeken a területeken.
Másfelől az irodahelyiségekben a lehetőségekhez képest gyakran lemarad a fejlődés. Itt a gazdák saját maguk gondoskodnak a fejlődésről, ők a továbblépés felelősei – és persze előszeretettel ragaszkodnak a dolgok régi, „jól bevált” módszereihez. Az egyes tevékenységekre, az összetevőkre, az anyagokkal és állatokkal kapcsolatos szállítási és egyéb adatokra vonatkozó dokumentációs követelmények, illetve a hatóságok, bankok és egyéb intézmények felé fennálló adatszolgáltatási kötelezettségek egyre szigorodó követelményei egyre csak súlyosbítják a helyzetet.
Ez a sok kötelezettség pedig nem igazán segíti elő az irodai munka iránti lelkesedést… Ebből az következik, hogy habár a gazdálkodás, vállalkozás sikere szempontjából óriási jelentőséggel bír, ezt a területet mégis sok esetben igencsak mostohán kezelik.
A legalkalmasabb szoftverek kiválasztása
A dokumentáció egyre növekvő áradata hatékonyan kezelhető a megfelelő szoftveres megoldással. Ezek lehetnek úgynevezett dokumentumkezelő rendszerek (DMS) vagy olyan portálmegoldások, amelyek azzal emelkednek ki a többi közül, hogy az adatok jogszabályoknak megfelelő archiválását is biztosítják. Ha ezek a rendszerek emellett még internet-alapúak is, akkor az éppen szükséges adatokhoz a világ bármely pontjáról hozzá tudunk férni.
E rendszerek egy másik előnyét a digitális keresési lehetőségek jelentik, amelyek lehetővé teszik a különböző tartalmak gyors fellelhetőségét és szűrhetőségét. Az ilyen lehetőségek segítségével jelentős időt tudunk megtakarítani, ráadásul csökkenthetjük az idegrendszerünkre nehezedő megterhelést.
Mindezeken felül egyszerűsödik az adótanácsadóval, a hatóságokkal és a tanácsadókkal való kommunikáció és együttműködés is. A rendszertől függően az adótanácsadók számára a számviteli szempontból releváns dokumentumokhoz való hozzáférési lehetőségek már önmagukban is léteznek, vagy egyedileg is beállíthatók. Ami valamennyi rendszerben közös, az az, hogy be lehet állítani a külső tanácsadók és felhasználókat megillető hozzáférési jogosultságot. Így megszüntethető az időigényes e-mail küldés, illetve az úgynevezett könyvelési mappák („ingázó mappák”) továbbadása.
Vágyak és valóság – mi a realitás?
- Az iroda digitalizálásához hosszú időre van szükség.
- A teljesen papírmentes iroda még vágyálom marad, legalábbis egyelőre, többek között a jogi adatmegőrzési követelmények miatt – a relatíve papírmentes iroda viszont igenis megvalósítható.
- A kezdetekben még többletmunkával jár – a munkamennyiség csökkenése csak bizonyos idő elteltével válik majd érzékelhetővé.
- Nincsen ideális időpont a kezdésre – az optimális időpont viszont MOST van!
- Ha már megszületett a döntés az irodai struktúra megváltoztatásáról, és készen állnak a folyamatok elemzésére és megváltoztatására, ugyancsak a kezdeteknél érdemes elindulni. És mindjárt az elején ott vannak azok a banális megfontolások is, amelyek magával az irodával kapcsolatosak.
Az irodai munka és a saját magunk által létrehozott akadályok
Az irodahelyiségben tapasztalható nem megfelelő teljesítmény hatásához nagyon könnyen hozzájárulnak a nem kielégítő külső körülmények. Képzeljünk csak el egy kis méretű, rosszul klimatizált irodát, ahol sötét a fal színe, a mennyezeti világítás megfáradt, a kis íróasztal szinte alig kivehető az aktakupacok alatt, billeg az irodaszék… Mindenféle színű, kézírással felcímkézett dossziék hevernek szanaszét, a számítógép régi, előtte ósdi monitor, kevés a polc, az iratszekrény, így a padlón is mindenféle akták tornyosulnak… A felrajzolt kép egyeseknek szerencsére lehet egy erősen túlzó rémálom, valahol viszont még mindig szomorú realitás.
Az adatrögzítés szerkezetének felépítése
A „régi”, analóg világban a mappák megfelelő struktúrája kulcsfontosságú volt ahhoz, hogy az ember könnyedén eligazodjon a saját maga körül, vagy szükséghelyzetben akár idegen körülmények között is. A digitális rendszerek azonban teljes mértékben másképp funkcionálnak: ezeknek éppen, hogy egy hatalmas adathalmaz az optimális a jól strukturált működéshez.A rendelkezésre álló szoftvermegoldások ezért különböző lehetőségeket kínálnak az egyedi szükségletek kielégítéséhez. Néhány megoldás rögzített mappastruktúrával dolgozik. Más változatok nagyfokú rugalmasságot tesznek lehetővé az egyedileg kialakított struktúrákhoz, megint más lehetőségek pedig teljes mértékben a mappaszerkezetek alkalmazása nélkül működnek.
Az irodai munka keretfeltételeinek javítása
- Maga az iroda. Ha már megpróbálkozik az átszervezéssel, akkor azt is végiggondolhatja, hogy az iroda a jelenlegi elhelyezkedésével és méretével alkalmas-e arra, hogy az igényeknek s követelményeknek jól megfeleljen, és vajon egy olyan hely-e, ahol szívesen tölti az idejét? Ha úgy adódik, akkor talán épp most adott a lehetőség, hogy egy megfelelőbb helyet keressen – ebben az esetben itt az idő, hogy felkészüljön a költözésre.A legtöbb esetben azonban ez nem lesz lehetséges. Így marad a meglévő irodahelyiségek fejlesztésének átgondolása.
- Bármelyik irodában azonnali pozitív hatást érhet el egy friss festéssel vagy világos színű tapétával, továbbá a megvilágítás és a fűtési rendszer optimalizálásával. Miután az irodát kiürítették, használja ki az alkalmat a meglévő akták átválogatására. Azokat a dossziékat, kartonokat és fájlokat, amelyekre nincs rendszeresen szükség, például az elmúlt évek könyvelési aktáit, azonnal egy másik helyre archiválhatja (amennyiben lehetséges). Ilyen módon helyet szabadíthat fel.
- Bútorozás. A következő követelmények alkalmazandók a bútorokra, egyéb berendezésekre:
Legyenek esztétikusak, kellemesek – ez mindenképp segít, hogy jobb kedvvel dolgozzunk a helyünkön. Legyenek a bútorok ugyanakkor ergonomikus szempontból is megfelelőek, pl. állítható magasságú íróasztalok, megfelelő minőségű ugyancsak állítható irodai székekkel. Személyenként egy-egy munkaállomást kell kialakítani, és külön területet kell biztosítani az irodai berendezéseknek (nyomtató, szkenner, projektor, iratmegsemmisítő stb.). Ugyancsak fontos: alakítsunk ki egy könnyen hozzáférhető helyet, amely „töltőállomásként” szolgál a működés során használt összes akkumulátoros eszköz számára. A helyiség természetes világítása kiegészítéseként szolgáló nappali lámpáknak kell segíteniük a hangulat felderítését, különösen az év sötétebb hónapjaiban. Tervezzünk továbbá olyan polcrendszereket, amelyek lehetővé teszik a hely lehető legoptimálisabb kihasználását (szükség esetén egészen fel a mennyezetig), valamint legyen elegendő szekrény az összes dosszié, irat, mappa stb. tárolására.
Összegzés:
Hogy hogyan lehet hát rendet teremteni egy évek hosszú sora alatt kialakult káoszban? A legjobb mód erre a gordiuszi csomó radikális átvágása, és egy teljes újrakezdés. Bejövő üzenetek, a mappák tárolása, munkaterületek kialakítása – minden egyes lépésnek a lehető leghatékonyabbnak kell lennie.
A hatékony digitális dokumentumkezelés célja, hogy maguk a dokumentumok, és különösen a bennük foglalt adatok és információk a lehető leggyorsabban és legegyszerűbben hozzáférhetők legyenek.
Mindez természetesen egyaránt vonatkozik az adótanácsadókra, a vezetési tanácsadókra vagy a könyvvizsgálókra is. Ily módon nemcsak egyszerűsödhet, hanem fel is gyorsulhat a velük való együttműködés, mivel a dokumentumok és az információk így könnyen és gyorsan átadhatók, cserélhetők egymás között.
Mindezek az előnyök, amelyek az időmegtakarításból és az elért dokumentumokból származó gyorsabb és jobb információáramlásból adódnak, pénzértékben nehezen értékelhetők, ugyanakkor a jól megalapozott döntések alapját képezik.
Technológia a mezőgazdasági iroda számára
- Internet. Az internet-hozzáférés az iroda szűk keresztmetszetévé válhat. Ezért: A több mindig jobb! Engedje meg magának, hogy a lehető legmegfelelőbb kapcsolatot szerezhesse meg. Valljuk meg, hogy ez néhol még kihívást jelenthet. Szélsőséges helyszíneken mindenképpen kérjen tanácsot a szolgáltatóktól. Az internet-hozzáférés központi fontossága miatt a nem mindennapi megoldásoknak is lehet értelme. Ilyen például a műholdas internet-hozzáférés vagy az úgynevezett dedikált vonalak, ahol a szolgáltató garantál egy bizonyos minimális teljesítményt. Ez olyan területeken lehet hasznos, ahol sok felhasználó osztozik egy adott vonalon.
- Hálózat és WLAN. Manapság már nehéz tisztán vezetékes hálózati kapcsolatokat találni. Gyakori a vezetékes és a WLAN kombinációja, ráadásul a tendencia a tisztán WLAN-kapcsolatok felé mutat. Az úgynevezett átjátszók használatával a hálózatok kiterjeszthetők a távolabbi területekre is a vállalaton belül. Ez további földrajzi függetlenséget tesz lehetővé, mivel a notebookok, táblagépek és okostelefonok használata során tetszőleges helyről is hozzáférhet a saját rendszeréhez vagy az internethez.
- Számítógépek. Annak érdekében, hogy a technológia nyújtotta lehetőségeket kihasználhassuk, és ne gördítsünk magunk elé semmilyen módon sem újabb nehézségeket, a számítógépeknek nem érdemes négy évnél régebbieknek lenniük. Ha a készülékek ugyanis egyre inkább elöregednek, fokozottan fennáll a veszélye annak, hogy a munkafolyamatok már nem tudnak zökkenőmentesen működni. Ez pedig időbe, pénzbe és „idegekbe” kerül, és menthetetlenül frusztrációhoz vezet.
- Szerver. Azt, hogy tanácsos-e saját szervert üzemeltetni, vagy az adattárolásra és biztonsági mentésre szolgáló portálok használatának lehetősége szükségtelenné teszi ezt az erőfeszítést, a legjobb lenne egy megbízható rendszergazdával megbeszélni. Bizonyos portálmegoldások használata esetén el lehet tekinteni a külön szerver és a hozzá kapcsolódó adatmentő rendszerek üzemeltetésétől.
- Monitorok. Ahogy a munka az íróasztalról egyre inkább a különféle monitorokra tevődik át, a képernyőnek nagyjából ugyanannyi helyet kell elfoglalnia, mint amennyit korábban az íróasztal igényelt. Ezért azt lehet mondani, hogy legalább két monitorra van szükség. Fontos azonban, hogy a monitorok lehetőleg ugyanattól a gyártótól származzanak, és ideális esetben azonos felépítésűek legyenek, hogy elkerülhető legyen az eltérő színfelbontás. Ez kíméli a szemet és megelőzi a gyors kifáradást.
- Egyéb eszközök. Még ha úgy is döntött, hogy a digitális technológia használatára vált, semmi sem akadályozhatja meg, hogy kinyomtasson bizonyos oldalakat! A meglévő nyomtatókat általában problémamentesen lehet tovább használni, még akkor is, ha a többi eszköz „megfiatalodáson” esett át. Ugyanez vonatkozik a már meglévő szkennerekre is, egy lényeges megjegyzéssel: ha a könyvelési előkészítő munkákat is digitalizálni kívánja, célszerű egy dokumentumszkennert beszerezni. Erre a készülékre az a tulajdonság jellemző, hogy az automatikus lapadagoló rendszer segítségével igen nagy átfutási sebesség érhető el. Ráadásul az első és a hátsó oldalakat egyszerre lehet beolvasni egyazon szkennelési folyamat során. A dokumentumszkennerek tökéletesen kiegészítik a gyakran kapható síküveges lapolvasókat, illetve szkennereket. Ez utóbbiak továbbra is jól teljesítenek a szerződések és a kis méretű dokumentumok beolvasásakor.
- Faxkészülékek. Ezeket be lehet illeszteni a készülékkörnyezetbe, de manapság már szinte alig használják őket, hiszen a levelezőprogramok átvették a funkciókat. Bizonyos speciális esetekben azonban jól jöhet egy régi fax (gondoljunk a kémfilmekre :-))
Dr. Victoria von Coburg írása alapján összeállította Fodor Mihály
